AI契約書管理サービス OPTiM Contract特長紹介
– 無料で無制限に作成できるユーザー(アカウント)・グループ権限をご紹介 –

今回、AI契約書管理サービスOPTiM Contractをご利用中、または契約書管理サービスをお探しのお客様より多くニーズを頂いている「契約書の閲覧権限を柔軟に設定するためのユーザー(アカウント)・グループ設定機能」について、活用例・特長をご紹介します。

閲覧権限設定の利用シーン

契約書管理において、契約書の重要性・機密度に応じた閲覧権限の設定については欠かせない機能です。例えば、企業に所属する営業担当・企画担当・購買担当・法務担当やそれらを束ねる管理者など、業務や役職の異なる従業員(担当者)ごとに秘密保持契約、基本取引契約、購買契約など、それぞれ業務上で閲覧や契約の更新や終了などの管理を行う必要のある対象の契約書は異なります。そのため、これらの担当者ごとに必要となる契約書ごとの閲覧権限を設定し管理する必要があります。

この業務課題に対して、Webアプリや専用システムを活用しない場合、契約書を確認したい担当者からの申し出に対して、管理部門(総務、法務など)が管理台帳に基づく照会・取り寄せ対応に追われるなど非常に管理工数を要します。また、企業によっては文書管理専任の担当者を付けて契約書の照会申請とその受理・手配などを行っているケースもあり、人的なコストについても大きな負担となる課題がございます。

そういった閲覧権限と管理を見直し・改善したい、バックオフィスのDX化を図りたいというお客様の課題を解決する機能をOPTiM Contractでは提供しております。

OPTiM Contractでの閲覧権限設定

OPTiM Contractでは契約書の管理においてユーザー・グループという要素が存在します。ここでユーザー・グループの登録や役割を踏まえて契約書ごとの閲覧権限を設定する4つの簡単な流れをご紹介します。

  • まず企業アカウントに対してユーザー(従業員)を作成します。また、重要度の高い操作権限を付与するために管理者・一般のいずれかの権限をユーザーごとに付与をします。
  • 次にユーザーがご利用いただく企業アカウントに対して「営業グループ」「企画グループ」「購買グループ」「法務グループ」「重要文書用グループ」などいくつかのグループを作成します。
  • 更に各グループに対してユーザー(従業員)を業務担当・役職に応じて所属させます。例えば「営業グループ」には営業担当のユーザーAさんを所属させるイメージです。
  • 最後に契約書ごとに保管(アップロード)を行う際にどのグループに契約書を保管するかを設定します。

このたった4ステップで契約書の閲覧権限の設定が可能です。

これにより各ユーザーは自身が所属するグループ内の契約書のみ閲覧することができ、所属しないグループの契約書は閲覧できないよう閲覧権限をコントロールすることができます。また、ユーザーは複数のグループに所属し横断的に「営業グループ」「企画グループ」など複数のグループに保管された契約書を閲覧させることも可能です。

●例
・ユーザーAは「営業グループ」のみに所属するため、「営業グループ」の契約書のみ閲覧可能
・ユーザーBは「営業グループ」と「企画グループ」に所属するため、「営業グループ」と「企画グループ」の契約書を閲覧可能

無料でユーザー(アカウント)・グループの作成が可能

OPTiM Contractの特長としては追加の料金を頂かずに無償でユーザー(アカウント)・グループを無制限に作成が可能です。例えば従業員数が10,000人、部署が100を超えるユーザー企業様が全社員分のユーザー・全部署分のグループを作成した場合でもエントリー・スタンダード・エンタープライズプランなどの基本プランの料金に費用が含まれており、追加費用を頂くことはございません。そのため、法務担当に限定して契約書管理を行うワンマン体制のような運用ケースから全社員に対してサービスを活用させるケースまでも、コスト負担は変わらずにご利用いただける点がOPTiM Contractの特長です。

関係会社(グループ会社)の統合・一元管理までも可能

OPTiM Contractでは1社だけの契約書管理に限らず関連会社(グループ会社)をまとめた管理についてもグループ機能を活用することで実現可能です。

関連会社を複数持つホールディングス企業アカウントを作成し「関連会社A社グループ」「関連会社B社グループ」など関連会社ごとにグループを作成し、契約書をそれぞれのグループに保管を行います。ホールディングス企業アカウントに所属するユーザーはそれぞれの関連会社グループのみに所属、あるいは横断的に所属させることでホールディングス内の運用方法に応じた管理が可能です。

また、この運用ケースを行った場合でも基本プランの料金以外の追加費用を頂かないため、単一企業の管理に限らず関連会社(グループ会社)を含む契約書管理がコスト負担少なく対応可能です。

まとめ

企業の契約書管理において閲覧権限の設定については自社の大切な情報を守るために欠かせない要素の一つです。契約書の情報を不用意に社外に持ち出されないように対策を行う必要があります。その一方で照会までの管理・手順を必要以上に固めすぎると今度は営業担当が訪問先で速やかに過去の契約情報を確認したいときに見られないなど弊害が生じてしまいます。この両極端の管理課題について契約書管理の担当者は向き合っていく必要があります。

そこで、企業管理者の手を煩わせずにユーザー・グループ機能で管理体制を簡単に実現するサービスがOPTiM Contractです。

OPTiM Contractでは閲覧権限の設定は勿論、AIによる契約書の解析・台帳作成精度のお試しを含む全ての機能が1ヶ月無料でお試しいただけるトライアルプランをご案内しておりますのでお気軽にお問い合わせください。

最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。

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